Blog Posts Team & Productivity

Rào cản về “silo” thông tin? Và đây là cách để phá vỡ chúng

Rào cản Silo sẽ phá hoại năng suất và mất lòng tin trong đội. Nhưng bạn có thể sử dụng 6 kỹ thuật này để trau dồi giao tiếp cởi mở, hiệu quả.

Câu hỏi nhỏ nhé! Chủ đề email, tài liệu bị hạn chế có điểm gì chung? Chúng đều là các thông tin cần truyền tải cho việc cộng tác giữa các đội. Với một vài kỹ thuật để giao tiếp cởi mở hơn, hiệu quả hơn, bạn và đội có thể đánh bại rào cản silo.

Silo thông tin là gì và tại sao bạn quan tâm?

Thuật ngữ “information silo” liên quan đến hiện tượng dữ liệu và kiến ​​thức bị mắc kẹt trong một đội hoặc bộ phận mà không chia sẻ hoặc cho những người khác trong tổ chức truy cập vào đó. Mặc dù đôi khi chúng được tạo ra có chủ ý vì lý do quy định của tổ chức. Khi bạn bị bị cuốn vào trong cuộc sống hối hả hàng ngày, bạn sẽ dễ quên hoặc bỏ qua tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin liên quan.

Silo thông tin gậy hại cho đội – và toàn bộ công ty – theo một số cách. Đầu tiên, hiện tượng này cản trở năng suất bằng cách làm cho bạn khó khăn trong việc truy cập thông tin cần thiết để hoàn thành công việc. Thứ hai, họ làm cho các nhân viên mới khó khăn hòa nhập và quen việc.

Sáu kỹ thuật để giao tiếp cởi mở và hiệu quả trong công việc

  1. Giao tiếp một cách chủ động: ngay khi bạn có thông tin có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của người khác, hãy cho họ biết. Điều này thật sự cần thiết để giúp họ thay đổi kế hoạch, việc chia sẻ sẽ đẩy nhanh dự án của họ.

  2. Sử dụng email càng ít càng tốt: email có vẻ như là một phương tiện tuyệt vời để chia sẻ. Nhưng nó thực sự là một công cụ rất “mang tính silo”: không có cách nào cho bất cứ ai ngoại trừ những người trong danh sách gửi biết được thông tin có thể liên quan đến họ. Càng nhiều thông tin và kiến thức kẹt trong email sẽ khiến các nhân viên mới khó khăn trong làm quen công việc cũng như dễ mắc phải những sai lầm trước đó của những người cũ.

  3. Làm cho tài liệu của bạn trở nên công khai: cũng như email, kiến ​​thức bị khóa trong các tài liệu bị hạn chế làm kiến ​​thức bị lãng phí. Cho dù bạn sử dụng Google Docs, Office 365 hoặc công cụ wiki hay Confluence, hãy thiết lập các trang và tài liệu của bạn để hợp tác. Hãy thiết lập mặc định chế độ công khai cho các trang và bạn có thể tự cấu hình từng trang lẻ cho việc hạn chế thông tin nếu điều đó là cần thiết.

  4. Sử dụng các phòng trò chuyện: trò chuyện nhóm chỉ là để trao đổi thông tin với nhóm trực tiếp của bạn. Thiết lập một kênh Slack cho các luồng công việc, dự án. Bằng cách đó, mọi người từ bất cứ nơi nào trong công ty có thể tham gia để đặt câu hỏi và giao tiếp với nhau. Tất nhiên, để điều này giúp ích cho những nỗ lực của bạn, bạn cũng cần sử dụng các kênh trò chuyện đó một cách tự do.

  5. Viết nó xuống: rất nhiều thông tin có giá trị được trao đổi bằng lời nói trong các cuộc họp, cuộc trò chuyện trên hành lang, v.v. và những người đã không có mặt có mặt thì lại phớt lờ nó. Hãy tạo thói quen lập phòng trò chuyện nhóm và chia sẻ bất cứ điều gì có liên quan đã được ghi lại để tham khảo sau.

  6. Giữ cho nó ngắn gọn và đảm bảo rằng nó có liên quan: tiết kiệm thời gian của đồng nghiệp bằng cách chủ động chia sẻ thông tin chỉ với những người có liên quan. Có lẽ nó chỉ liên quan đến một hoặc hai người. Vậy là được rồi! Nếu bạn áp dụng năm bước thực hành ở trên, những người khác sẽ có thể khám phá thông tin trên nếu tổ chức bạn áp dụng 1 nền tảng cộng tác duy nhất như Confluence chẳng hạn.

Khi bạn phá vỡ các silo thông tin, mọi người đều được hưởng lợi

Bất cứ ai trong công ty cũng có thể khám phá thông tin họ cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là làm cho thông tin được cởi mở bất cứ khi nào có thể. Khi bạn làm thế, bạn xây dựng văn hóa tin cậy bằng cách xóa bỏ nỗi sợ về những gì có thể xảy ra đằng sau cánh cửa đóng kín, và bằng cách giúp người khác hiểu lý do đằng sau các quyết định hoặc sáng kiến.

Thông tin mở cũng góp phần cho việc tăng năng suất. Ít những rào cản hơn, ít những sai lầm được lặp đi lặp lại, ít những phát kiến bị trùng lặp và ít người rời khỏi vòng lặp hơn. Thực ra mà nói đôi lúc việc này cũng có thể gây một chút khó chịu đặc biệt khi mọi người phản hồi về một công việc đang trong tiến độ mà họ họ thực sự không nắm được toàn bộ tình hình chi tiết và bạn thì chưa sẵn sàng để lắng nghe. Trong những trường hợp như vậy hãy cố đừng gạt hết những ý tưởng của người khác sang một bên mà hãy biến nó thành những lời khuyên bổ ích để bạn có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Vì dẫu sao việc này vẫn còn tốt hơn là cứ mãi che dấu những chỗ sơ hở của mình đến một lúc nó quá lớn và bạn không thể làm được gì nữa.

EN
VI EN