Blog Posts Product & News

Hành trình chuyển đổi lên Jira Cloud của một công ty

Và những gì bạn có thể học hỏi từ thành công của họ.

Đầu năm nay, công ty tôi làm việc, Igloo Software có trụ sở tại Canada đã quyết định nâng cấp phiên bản Jira của họ. Mặc dù chúng tôi là một công ty SaaS dựa trên cloud (chúng tôi cung cấp một nền tảng và dịch vụ để giúp các công ty biến mạng nội bộ của họ thành nơi làm việc kỹ thuật số để giao tiếp và hợp tác tốt hơn), chúng tôi đã tự quản lý và lưu trữ toàn bộ cơ sở hạ tầng Jira (server). Trong năm nay, chúng tôi đã quản lý đội của mình và là quản trị viên chính, tôi có thể xử lý các yêu cầu nâng cấp và hỗ trợ khá tốt. Nhưng sau khi chúng tôi gặp sự cố bất ngờ gây ra ngừng hoạt động ảnh hưởng đến phần lớn nhân viên của chúng tôi, chúng tôi biết rằng chúng tôi phải thay đổi.

Outage là một nguy cơ lớn nhất. Nó kéo dài hơn bốn giờ và ảnh hưởng đến 85 phần trăm của công ty chúng tôi. Cụ thể, chúng tôi đã gặp lỗi mạng trên máy chủ nội bộ đã lưu trữ phiên bản Jira VM của chúng tôi, điều này khiến toàn bộ phiên bản Jira của chúng tôi không thể truy cập được. Và bởi vì chúng tôi đã thiết lập máy chủ của mình dưới dạng thư mục người dùng Crowd cho BitbucketBamboo, nên không ai có thể đăng nhập vào bất kỳ ứng dụng Atlassian nào khác của chúng tôi.

Do đó mọi người trong công ty không thể thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của họ và phải chờ Jira hoạt động trở lại.

Mặc dù outage là một cơ hội tuyệt vời để xem xét những thay đổi chúng ta cần thực hiện để giữ cho môi trường luôn hoạt động và có thể truy cập để tránh những tình huống như thế này trong tương lai. Với mục tiêu là đảm bảo luôn hoạt động, chúng tôi đã chọn sử dụng phiên bản Jira Software Cloud. Khi chúng tôi xem xét tất cả các tùy chọn của mình, bao gồm Data center, chúng tôi đã học được những điều mới về khả năng của Jira Cloud, cũng như lợi ích của việc quản lý người dùng trong Atlassian Access. Với Jira Cloud, chúng tôi đã nhận được hỗ trợ nâng cấp, tính khả dụng và trải nghiệm người dùng mà các đội của chúng tôi cần.

Đối với chúng tôi:

  • Cloud rất tốt cho những khách hàng có yêu cầu lưu trữ dữ liệu linh hoạt và ổn định với việc từ bỏ quyền kiểm soát cập nhật phần mềm thủ công.
  • Data Center rất phù hợp cho những khách hàng yêu cầu toàn quyền kiểm soát nơi dữ liệu của họ tồn tại, có băng thông và ngân sách để hỗ trợ cơ sở hạ tầng lưu trữ của Jira, và có thể chọn thời điểm nâng cấp Jira.

Cloud là sự lựa chọn rõ ràng cho chúng tôi. Và kể từ khi di chuyển, chúng tôi đã trải nghiệm một số lợi ích khác vượt xa tìm kiếm ban đầu của chúng tôi để tránh sự cố trong tương lai.

Lợi ích hàng đầu của việc di chuyển sang Jira Cloud

Không cần nâng cấp thủ công

Khi chúng tôi quản lý Jira server của riêng mình, mọi nâng cấp cần ít nhất hai giờ ngừng hoạt động và chúng tôi phải lên lịch sau 8 giờ tối, điều đó có nghĩa là một đêm muộn đối với tôi, quản trị viên. Việc nâng cấp lên Bamboo và Bitbucket, mà chúng tôi đã làm riêng, mỗi lần cũng sẽ mất ít nhất hai giờ.

Bây giờ, thay vì dành thời gian cho việc nâng cấp, tôi chỉ cần làm theo các ghi chú phát hành cloud Atlassian hàng tuần và chia sẻ các bản cập nhật mới nhất trong kênh Slack của công ty chúng tôi để đội có thể xem tất cả các tính năng mới có sẵn tự động cho họ.

Trải nghiệm người dùng tốt hơn và áp dụng tính năng

Khi nói đến các tính năng mới, tôi may mắn rằng công ty của tôi khá có triển vọng. Người dùng của chúng tôi – bao gồm các chuyên gia về tiếp thị, thiết kế, đào tạo và hỗ trợ – thoải mái với thay đổi và không gặp vấn đề gì khi thích nghi với các tính năng mới trong Jira Cloud.

Hai điều họ đặc biệt thích là trung tâm thông báo (một số đã ngừng sử dụng email hoàn toàn) và ứng dụng di động, cho phép họ truy cập các dự án từ bất cứ đâu.

Tôi đã tự hỏi liệu việc áp dụng các tính năng mới có phải là một vấn đề hay không, nhưng đó hoàn toàn không phải là vấn đề. Trên thực tế, bộ phận tiếp thị của chúng tôi đã thúc đẩy chuyển qua cloud vì nó cho phép họ truy cập vào các bảng thế hệ tiếp theo, hỗ trợ các lộ trình cho các dự án, phụ thuộc và khởi động chiến dịch của họ. Nó cũng mang lại sự minh bạch hơn cho phần còn lại của công ty, nó đã cải thiện sự hợp tác.

Ít thời gian quản trị viên dành cho hỗ trợ và bảo mật

Một điều nữa mà rất hay: người dùng của chúng tôi có thể tự cấu hình tất cả các tính năng này và không cần quản trị viên của họ – một lần nữa.

Và kể từ khi chúng tôi chuyển sang cloud, công việc đội CNTT nội bộ của chúng tôi đã giảm 50%. Thay vì xử lý các lỗi hoặc yêu cầu quản trị viên, tôi chủ yếu nghe về các ứng dụng và tính năng mới mà người dùng của chúng tôi muốn thêm vào, cuối cùng giúp họ thực hiện công việc tốt hơn và cung cấp nhiều giá trị hơn cho khách hàng.

Một điểm quan trọng khác: với tư cách là quản trị viên Jira, tôi yên tâm khi biết rằng đội rất có khả năng tại Atlassian đang quản lý phiên bản của chúng tôi, bao gồm tất cả các ứng dụng giám sát và bảo mật. Khách hàng của chúng tôi bao gồm từ ngành y tế đến nhân sự và bảng lương, vì vậy bảo mật nền tảng là ưu tiên số một của chúng tôi. The Trust site đặc biệt hữu ích cho nhân viên an ninh của chúng tôi, vì chúng tôi có thể xác minh rằng Atlassian có tất cả các chứng chỉ mà chúng tôi cần, bao gồm cả việc tuân thủ SOC 2.

Chúng tôi bắt đầu hành trình này vì sự cố outage – một chi phí khiến chúng tôi phải trả nhiều hơn so với giá thuê Jira Cloud ba năm. Nhìn lại, chúng ta nên chuyển từ tự quản lý sang một giải pháp được lưu trữ sớm hơn, nhưng ngay cả khi bạn quyết định di chuyển, việc đi đến đó luôn dễ dàng. Vẫn còn rất nhiều nghiên cứu, lập kế hoạch và thử nghiệm đi vào việc chuyển từ máy chủ sang cloud.

Một vài mẹo hay về migration lên cloud

Nếu bạn đang xem xét việc migration, đây là một vài mẹo bạn có thể chưa xem xét.

Hiểu được các tình huống việc quản lý người dùng trong cloud

Có một chút vấn đề khi kết nối Atlassian Access với Azure Active Directory của chúng tôi. Atlassian sử dụng một khái niệm mới gọi là tổ chức trên mạng cloud, trong đó tất cả người dùng cloud được quản lý tập trung trong một đội duy nhất và từ đó được quản trị viên cấp quyền truy cập vào các ứng dụng cụ thể, như nhiều phiên bản Jira hoặc các sản phẩm khác như Bitbucket hoặc Confluence . Chúng tôi đã mất một chút thời gian để thay đổi suy nghĩ mới về cách quản lý người dùng.

Tránh các trang web trùng lặp và đảm bảo bạn kiểm tra các đội của mình

Khi kiểm tra di chuyển cloud, nó không cần thiết phải xoay quanh giữa phiên bản thử nghiệm và sau đó tạo một trang web hoàn toàn riêng biệt để sản xuất. Importing/migrating dữ liệu của bạn lên cloud sẽ tự động ghi đè lên bất kỳ dữ liệu hiện tại có trên trang web, do đó, bạn sẽ không mất thời gian xóa các dữ liệu thử nghiệm hiện tại mà bạn thực hiện trước khi migration. Điều này bao gồm kết nối giải pháp quản lý người dùng của bạn.

Và tôi nói tất cả những điều này bởi vì, chúng tôi đã có người dùng và các đội được thiết lập đúng trong môi trường thử nghiệm của chúng tôi, khi chúng tôi cố gắng chuyển dữ liệu dự án của mình sang sản xuất, phần này đã thất bại. Các dự án của chúng tôi sẽ đồng bộ hóa. Sau một số điều tra, chúng tôi đã khắc phục sự cố đồng bộ hóa người dùng với Azure AD của chúng tôi và sau đó chạy nhiều lần nhập dữ liệu dự án và xác minh kết quả. Cuối cùng, chúng tôi đã học được rằng chúng tôi nên thực hiện phần này trước khi chúng tôi tiến hành bất kỳ nhập khẩu.

Atlassian cũng cung cấp các thử nghiệm cloud miễn phí, dành cho các khách hàng hiện đang sử dụng trên các phiên bản Server và Data center (license còn thời hạn). Điều này cho phép bạn làm quen với cloud, kiểm tra di chuyển của bạn theo thời gian và giúp tránh các sự cố một khi bạn đã sẵn sàng để đi vào hoạt động.

Atlassian Community

Bạn có thể tìm hiểu các vấn đề kỹ thuật từ đội Atlassian và cả cộng đồng các người dùng. Có một vài điều chúng tôi đã xem xét khi chúng tôi bắt đầu việc migration này, và tất cả các hướng dẫn chúng tôi nhận được đã giúp chúng tôi xây dựng một kế hoạch tốt hơn. Nếu không có sự hỗ trợ này, có lẽ chúng tôi sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành việc migration. Bạn có thể tìm hiểu thêm về việc di chuyển từ server sang cloud trong Cloud Migration Center hoặc bộ sưu tập chủ đề Cloud Migration Community.

Tôi hy vọng tổng quan này về kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp bạn xem xét các tùy chọn việc migration.

EN
VI EN