Blog Posts Team & Productivity

Làm thế nào để biến việc quản lý người dùng thành một lợi thế kinh doanh

Crowd Data Center là hỗ trợ nhiều hơn so với SSO.

Quản lý tất cả người dùng Atlassian của bạn có thể đáng sợ, đặc biệt là nếu bạn là một tổ chức doanh nghiệp phát triển và mở rộng nhanh. Người dùng truy cập vào và thoát ra liên tục, ngoài ra họ còn phải truy cập vào một số công cụ khác phục vụ cho công việc thiết yếu. Vấn đề tồi tệ hơn, bạn còn phải quản lý nhiều domain trải rộng trên một loạt các hệ thống và tài nguyên luôn mở rộng. Khi quy mô tổ chức còn nhỏ thì việc quản lý như trước đây vẫn không gây ra khó khăn, nhưng có thể bạn đã bỏ qua những thiết lập cơ bản để chuẩn hóa quản lý người dùng theo quy mô.

Crowd Data Center là giải pháp quản lý người dùng cho các doanh nghiệp thiết kế dành môi trường tự quản lý server, được thiết kế để giúp bạn giải quyết các thách thức này khi thay đổi quy mô tổ chức. Từ việc theo dõi chặt chẽ người dùng tránh lãng phí giấy phép cho đến tự động hóa quyền của nhóm, Crowd Data Center cho phép bạn tối ưu hóa hiệu suất khi bạn mở rộng quy mô, tiết kiệm thời gian quý giá và giảm chi phí. Có thể dễ dàng đưa Crowd Data Center vào một giải pháp Single Sign-On (SSO) cho các sản phẩm Atlassian trên môi trường server của bạn. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời để quản lý người dùng doanh nghiệp nói chung. Dưới đây là năm cách mà Crowd Data Center có thể giúp bạn quản lý người dùng theo quy mô.

1. Tập trung quản lý người dùng trong một không gian

Một số vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải với quản lý là việc quản lý người dùng theo từng sản phẩm. Ví dụ: một số khách hàng có hơn 100 thư mục hoạt động, vì vậy việc quản lý người dùng trong sản phẩm có nghĩa là họ cần định cấu hình từng thư mục cho từng sản phẩm. Khi bạn có thể giảm tải và tập trung các nỗ lực quản lý người dùng của mình trong một không gian, quản trị viên có nhiều thời gian rảnh hơn để tập trung vào các nhiệm vụ khác. Crowd Data Center cho phép quản trị viên giám sát tất cả quản lý người dùng Atlassian trong cùng 1 nơi. Điều đó có nghĩa là quản trị viên có thể biết ai đã đăng nhập vào ứng dụng nào và khi nào, bất kể công ty con hay khu vực nào. Đã qua rồi những ngày mà bạn phải đồng bộ hóa các thư mục hoặc tìm kiếm các nhật ký kiểm toán theo từng sản phẩm. Việc giành lại thời gian quý giá cho quản trị viên chỉ đơn giản là làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng hơn. Trên hết, đối với các tổ chức lớn quản lý hàng chục nghìn người dùng trên nhiều phiên bản của nhiều sản phẩm là vô cùng khó khăn.

centralize user management in Crowd Data Center

Ngoài việc bảo tồn nhân lực quý giá, Crowd Data Center còn giảm bớt các sản phẩm riêng lẻ và cải thiện hiệu suất của chúng. Một số tổ chức chọn quản lý người dùng trong mỗi sản phẩm họ sở hữu, đây là phương pháp hợp lý khi giao dịch với cơ sở người dùng tương đối nhỏ hoặc chỉ một vài trường hợp của một hoặc hai sản phẩm. Tuy nhiên, công việc này có thể trở nên khá phức tạp và lặp đi lặp lại khi bạn theo dõi hàng ngàn người dùng từ các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, điều đó cũng có nghĩa là phải định cấu hình hàng trăm thư mục trên cơ sở mỗi sản phẩm. Loại bỏ sự phức tạp này trên từng sản phẩm có thể mang lại kết quả tích cực về hiệu suất.

2. Tối ưu hóa việc sử dụng license

Thiết lập một cái nhìn chính xác về sử dụng giấy phép là một thách thức đối với các tổ chức nhỏ và lớn.

Một nỗi đau chung mà khách hàng doanh nghiệp của chúng tôi trải nghiệm là số lượng người dùng đáng kể đăng nhập vào Jira, Confluence hoặc Bitbucket một lần – và sau đó không bao giờ trở lại. Những người dùng một lần này cộng lại và có thể làm tăng mức sử dụng sản phẩm ước tính của bạn, dẫn đến báo cáo không chính xác hoặc tệ hơn là chi phí giấy phép người dùng sẽ tăng cao.

Để chống lại điều này, chúng tôi đã xây dựng khả năng hiển thị giấy phép tập trung vào Crowd Data Center, giúp bạn có thể lọc dữ liệu sử dụng giấy phép theo tên người dùng, ngày đăng nhập cuối cùng, thư mục và loại ứng dụng. Quản trị viên có thể xem người dùng nào không hoạt động trên tất cả các giấy phép Máy chủ và Trung tâm dữ liệu mà họ sở hữu, sau đó thực hiện hành động dựa trên ai cần quyền truy cập và ai không. Khả năng hiển thị dễ dàng truy cập như thế này không chỉ đóng vai trò là nền tảng cho việc sử dụng giấy phép tối ưu, mà còn cho phép bạn xác định các lợi ích tiết kiệm chi phí tiềm năng.

3. Tự động hóa quyền của nhóm nội bộ

Khi khả năng hiển thị giấy phép tập trung cho phép bạn nhóm lại các người dùng sử dụng các sản phẩm Atlassian của mình, các quyền của nhóm nội bộ cho phép bạn tránh giải quyết vấn đề.

Các nhóm nội bộ về cơ bản là các chỉ định giúp đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào các ứng dụng phù hợp. Ví dụ: bạn có thể muốn tất cả người dùng của mình trong một thư mục xác thực với Jira chỉ được thêm vào nhóm người dùng jira-users và những người xác thực với Confluence chỉ được thêm vào nhóm confluence-users. Người dùng trong nhóm Người dùng jira-users không phải là một phần của nhóm confluence-users, sẽ không còn được tự động gán giấy phép cho Confluence sau khi xác thực với Jira.

Đối với doanh nghiệp, điều này có nghĩa là bạn có thể giữ người dùng của mình ở AD hoặc LDAP và xác định quyền xác thực của họ trong Crowd, thực hiện thay đổi nhóm trong thư mục của bạn một cách hiệu quả.

Chúng tôi tận dụng các biện pháp kiểm soát nhóm nội bộ trong Crowd. Các nhóm nội bộ có nghĩa là chúng tôi có thể cung cấp cùng một tên xuất hiện trong nhiều thư mục. Kiểm soát và linh hoạt về cách quản lý người dùng được đồng bộ hóa vào Crowd là mấu chốt trong cách hoạt động của chúng tôi. -Craig Castle-Mead, Uhub

Nhưng không có tổ chức nào là đứng im cả – đặc biệt là những tổ chức có tốc độ tăng trưởng nhanh – và việc đưa người dùng mới có quyền truy cập vào các ứng dụng họ cần để hoàn thành công việc có thể mất rất nhiều thời gian. Bằng cách tận dụng tính năng gán nhóm tự động trong Crowd Data Center, quản trị viên có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào các công cụ họ cần. Ví dụ: nếu bạn biết rằng nhóm kỹ thuật cần quyền truy cập vào một hệ thống Bitbucket cụ thể, bạn có thể sử dụng các điều khiển nhóm nội bộ để bất kỳ người dùng mới nào tham gia nhóm đó sẽ tự động được cấp quyền truy cập vào thể hiện tương ứng. Loại tự động hóa này cung cấp cho bạn sự kiểm soát và linh hoạt để làm cho việc quản lý người dùng ở quy mô trở thành một nhiệm vụ dễ quản lý hơn nhiều.

4. Các nhiệm vụ hành chính

Với Crowd Data Cente, bạn có thể chỉ định quản trị viên cấp nhóm để thêm hoặc xóa người dùng vào nhóm của họ, để bạn được giải phóng để tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng hơn mà bạn đã đặt vào ổ ghi phía sau. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể chỉ định một cá nhân hoặc thậm chí một nhóm hiện có làm quản trị viên cấp nhóm và họ sẽ có thể thêm hoặc xóa thành viên nhóm một cách nhanh chóng, như được chỉ ra dưới đây.

delegate administrative tasks in Crowd Data Center

Ngoài việc tiết kiệm thời gian của bạn, các nhóm của bạn sẽ không còn phải đợi bạn thực hiện các thay đổi thành viên nhóm. Ví dụ: nếu quản trị viên gobal của bạn nằm trong một múi giờ, nhưng các nhóm của bạn được đặt ở một số múi giờ khác, đôi khi họ phải chờ cả ngày (hoặc hơn) chỉ để thêm thành viên nhóm vào hoặc xóa khỏi nhóm.

5. Tận dụng tính năng đồng bộ hóa có chọn lọc cho Azure AD

Đồng bộ hóa dữ liệu từ các thư mục là một quá trình cực kỳ quan trọng nhưng tẻ nhạt. Quản trị viên có thể bị sa lầy bằng cách phải đồng bộ hóa toàn bộ thư mục, ngay cả khi họ chỉ cần một số nhóm nhất định từ trong thư mục.

Để giúp giảm thiểu sự đơn điệu này, Trung tâm dữ liệu đám đông cung cấp cho bạn khả năng lọc người dùng theo thành viên nhóm cho Microsoft Azure Active Directory (Azure AD). Nhiều khách hàng của chúng tôi, chủ yếu lưu trữ thông tin xác thực của người dùng của họ trong Azure AD, chứa thông tin xác thực và ủy quyền được đặt trước về người dùng, nhóm và vai trò. Bạn có thể điều khiển các thư mục khác nhau để tạo các nhóm người dùng; ví dụ: bạn có thể lưu trữ khách hàng của mình trong một thư mục và nhân viên trong một thư mục khác.

filter users by group membership in Crowd Data Center

TIP
Tìm hiểu thêm cấu hình Azure AD như thư mục trong Crowd.

Dọn dẹp việc giấy phép người dùng với bộ lọc người dùng Azure AD là một cách tuyệt vời để tăng hiệu suất và có được cái nhìn chính xác về mức tiêu thụ giấy phép. Bằng cách giải phóng thời gian mà nếu không sẽ được đồng bộ hóa toàn bộ Azure AD của bạn và giúp bạn đảm bảo hiệu suất (và chi phí) sẽ tối ưu.

SSO để quản lý người dùng

Mặc dù, rõ ràng SSO là một dịch vụ quan trọng đối với bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào, nhưng nó không phải là lợi ích duy nhất để tìm kiếm khi xem xét một giải pháp quản lý người dùng doanh nghiệp. Việc quản lý sử dụng trên toàn doanh nghiệp không cần phải phức tạp và nếu được thực hiện đúng có thể cải thiện hiệu suất, khả năng hiển thị và chi phí.

Chúng tôi biết rằng quản lý người dùng doanh nghiệp sẽ tiếp tục phát triển và chúng tôi sẽ ở đây để hỗ trợ bạn từng bước. Để tìm hiểu thêm về quản lý người dùng doanh nghiệp cho các môi trường tự lưu trữ, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi bằng cách nhấp vào liên kết bên dưới.
https://www.atlassian.com/whitepapers/enterprise-user-management-guide

EN