Bạn đã tham gia bao nhiêu cuộc họp trong tuần này mà quyết định duy nhất được đưa ra chỉ là… lên lịch cho một cuộc họp tiếp theo? Có lẽ là con số này nhiều hơn con số bạn muốn thừa nhận phải không?
Thực tế đáng buồn vì đây là kết quả phổ biến của hầu hết các cuộc họp. Trong một khảo sát gần đây với 5.000 nhân viên tri thức, 77% người tham gia cho biết họ thường xuyên tham gia các cuộc họp mà kết quả cuối cùng chỉ là lên lịch cho một cuộc họp khác. Tệ hơn nữa, 54% nhân viên thường rời cuộc họp mà không có ý tưởng rõ ràng về bước tiếp theo hoặc ai sẽ chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào.
Các cuộc họp kết thúc mà không có kết quả rõ ràng không chỉ kém hiệu quả mà chúng còn làm giảm động lực và lãng phí thời gian quý báu, thời gian đáng lẽ nên được dành cho những công việc ưu tiên. Đã đến lúc chúng ta cần thay đổi cách tổ chức họp.
Cô Molly Sands dẫn đầu Team Anywhere Lab tại Atlassian, một nhóm các behavioral scientist (nhà khoa học hành vi) tập trung vào việc thiết kế và kiểm chứng các cách làm việc hiệu quả nhất cho các nhóm hiện đại. Họ đã thực hiện một thí nghiệm để giúp các nhóm tổ chức các cuộc họp năng suất hơn, ít gây thất vọng hơn.
Tại sao các cuộc họp truyền thống không hiệu quả?
Các cuộc họp truyền thống thường dựa vào slide hoặc vài người thuyết trình để cung cấp bối cảnh về lý do tổ chức cuộc họp và các quyết định cần được đưa ra. Tuy nhiên, cách tiếp cận này không hiệu quả vì:
Cuộc họp không đi thẳng vào trọng tâm đủ nhanh.
Quá nhiều thời gian trong cuộc họp bị lãng phí để "dọn đường". Người tham gia phải chờ đợi để hiểu rõ mục tiêu cụ thể của cuộc họp và những gì được kỳ vọng từ họ. Khi thảo luận bắt đầu, thời gian lại thường không đủ.
Slide không được thiết kế phù hợp với khán giả (hoặc mục tiêu).
Slide thường không làm rõ thông điệp chính, các điểm cần thảo luận và kết quả mong muốn. Kết quả là, chúng giống như một "mớ thông tin" hơn là công cụ hỗ trợ đưa ra quyết định trong thời gian thực.
Người trình bày và người tham gia không theo kịp tiến độ.
Người tham dự không thể tham khảo lại thông tin khi người trình bày chuyển sang slide khác, hoặc dễ bị xao nhãng khi cố gắng tìm kiếm thông tin trong slide khi người trình bày đang nói.
Các quyết định trong cuộc họp không được ghi lại.
Hiếm khi có một bản ghi chép đầy đủ của cuộc họp để chia sẻ cho những người không tham dự. Nếu có ai đó ghi chú hoặc ghi lại cuộc họp, những thông tin đó thường bị "chôn vùi" trong máy tính của ai đó. Thông thường, bối cảnh dẫn đến kết quả cũng bị thất lạc.
Thí nghiệm họp sử dụng tài liệu dẫn dắt (page-led meeting)
Molly Sands và nhiều nhóm khác tại Atlassian đã áp dụng một phương pháp họp mới gọi là “page-led meetings” (họp dựa trên tài liệu dẫn dắt). Nhóm của họ đã thiết kế một thí nghiệm nhằm xác minh thông qua nghiên cứu liệu việc sử dụng một tài liệu viết chất lượng cao có thực sự giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn hay không.
Trong thí nghiệm này, tài liệu dẫn dắt là một tài liệu viết chất lượng cao, cung cấp bối cảnh cần thiết, mục tiêu của cuộc họp và các quyết định quan trọng. Người tham gia đọc tài liệu này ngay từ đầu buổi họp để nhanh chóng nắm bắt thông tin cần thiết, qua đó có thể thảo luận nhóm một cách hiệu quả hơn, thúc đẩy tiến độ công việc hoặc đưa ra quyết định quan trọng.
Họ chia 34 nhân viên Atlassian từ nhiều bộ phận khác nhau thành hai nhóm:
Nhóm đối chứng: Tổ chức các cuộc họp theo cách thông thường.
Nhóm thử nghiệm: Được tham gia một khóa học về cách tổ chức họp với tài liệu dẫn dắt. Sau đó, họ được yêu cầu áp dụng những gì đã học để viết một tài liệu và tổ chức cuộc họp dựa trên tài liệu đó.
Sau mỗi cuộc họp, họ khảo sát các người tham dự và người dẫn dắt cuộc họp (tổng cộng 104 nhân viên Atlassian) để thu thập ý kiến về trải nghiệm của họ. Đồng thời, Molly Sands cũng phân tích nội dung của các tài liệu được sử dụng để dẫn dắt cuộc họp.
Kết quả cho thấy các cuộc họp sử dụng page-led:
Ít gây khó chịu và tạo động lực hơn cho người tham dự.
Được đánh giá là sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Có khả năng cao hơn trong việc đạt được các mục tiêu của nhóm.
Thí nghiệm này cho thấy rằng việc chuẩn bị một tài liệu dẫn dắt chất lượng cao có thể tạo ra sự khác biệt lớn, giúp các cuộc họp trở nên hữu ích và có giá trị hơn.
Giảm xung đột trong các cuộc họp để đạt được mục tiêu của bạn
Dữ liệu của cô Molly Sands cho thấy rằng những nhân viên Atlassian tham gia cuộc họp dựa trên page-led có khả năng cảm thấy hứng khởi hơn sau cuộc họp, với tỷ lệ cao hơn 29%, và ít có khả năng cảm thấy thất vọng hơn, giảm 23%. Việc biến các cuộc họp thành trải nghiệm tích cực giúp loại bỏ các rào cản có thể xảy ra khi người tham dự cảm thấy bối rối, thất vọng hoặc không tham gia đầy đủ.
Mô hình của cô ấy chỉ ra rằng các cuộc họp được chuẩn bị trước Meeting notes giúp tăng năng lượng cho người tham dự và giảm mức độ thất vọng của họ, từ đó dẫn đến việc đạt được mục tiêu cao hơn. Cụ thể, 85% các cuộc họp này đã đạt được mục tiêu đề ra (so với 69% ở các cuộc họp thông thường).
Tăng cường trải nghiệm họp với meeting notes ngắn gọn và rõ ràng
Các trang được tạo bởi nhóm đã qua đào tạo thường ngắn hơn (trung bình đọc trong 3 phút) so với nhóm đối chứng – những người chọn sử dụng trang nhưng chưa qua đào tạo (trung bình đọc trong 5,7 phút).
Kết quả cho thấy phương pháp này mang lại giá trị lớn cho cả người tham gia cuộc họp và người điều phối. Trong số 16 người điều phối cuộc họp, có 14 người sẵn sàng giới thiệu phương pháp họ đã học được trong khóa đào tạo đến đồng nghiệp.
Theo Dr. Molly Sands
Comentários