Có phải bạn đang mất rất nhiều thời gian phê duyệt/xin phê duyệt đơn xin nghỉ phép, đơn xin hoàn tiền tạm ứng, yêu cầu tuyển dụng, yêu cầu phê duyệt hợp đồng,... và hàng tá các thể loại đơn xin không?
Việc này làm cản trở sự linh hoạt và hiệu quả công việc, đặc biệt đối với các bộ phận như ban giám đốc, nhân sự, kế toán,... Nhận thấy điều này, Lark Suite đã phát triển Lark Approval, một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình phê duyệt.
Tổng quan
Lark Approval là một công cụ hiệu quả cho việc xây dựng và quản lý quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Với Lark Approval, bạn có thể tự tạo ra các quy trình phê duyệt linh hoạt và dễ dàng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn.
Giải pháp này giúp các doanh nghiệp loại bỏ các quy trình phê duyệt thủ công và phức tạp trước đây là phê duyệt bằng giấy tờ, thay vào đó là chuyển sang quy trình trực tuyến, đơn giản và dễ dàng tiếp cận, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Mọi giai đoạn trong quy trình phê duyệt từ tạo mẫu, thiết kế luồng, nhận thông báo đến ra quyết định đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, nâng cao tính tổ chức, tăng tốc độ xử lý và đảm bảo tính chính xác trong mọi công việc.
Đặc biệt, với Lark Approval, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các luồng phê duyệt theo nhu cầu của doanh nghiệp chỉ bằng thao tác kéo và thả các module nội dung, giúp quy trình phê duyệt luôn phù hợp và hiệu quả nhất.
Các bước để tạo một phiếu phê duyệt
Lark Approval được chia thành ba bước chính:
Tạo quy tắc: Đầu tiên, bạn sẽ tùy chỉnh các biểu mẫu, quy trình và quy định của Approval để đảm bảo chúng phù hợp với cấu trúc và nhu cầu của tổ chức. Hiện nay, Lark có một số mẫu quy trình phê duyệt có sẵn mà bạn có thể sử dụng ngay, ví dụ như quy trình xin nghỉ phép, xin hoàn tiền tạm ứng,...
Gửi yêu cầu: Thành viên trong tổ chức có thể gửi phiếu yêu cầu qua Approval khi cần thiết. Khi gửi yêu cầu, người gửi phải điền vào mẫu đơn xin phê duyệt đó và đính kèm tài liệu (nếu có).
Xử lý phê duyệt: Sau khi yêu cầu được gửi đi, nó sẽ thông báo đến từng người phê duyệt theo thứ tự. Yêu cầu sẽ chỉ được phê duyệt nếu tất cả các người phê duyệt trong quy trình đồng ý.
Các vai trò trong Approval
Lark Approval có ba vai trò chính, và tùy vào từng thời điểm, bạn có thể đảm nhận một hoặc nhiều vai trò này.
Administrator (Quản trị viên): Truy cập vào Approval Admin, quản trị viên có thể tạo và quản lý các phê duyệt, bao gồm thiết kế các biểu mẫu, quy trình và các quy định khác.
Requester (Người yêu cầu): Người yêu cầu là thành viên trong tổ chức đã gửi yêu cầu qua Approval.
Approver (Người phê duyệt): Đây là các thành viên trong tổ chức có nhiệm vụ phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Thông thường, các thành viên này sẽ giữ các vị trí quản lý như: CEO, PA, quản lý, trưởng nhóm, nhân viên tài chính hoặc nhân viên nhân sự.
Tùy chỉnh các mẫu trong Approval
Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu phê duyệt trên Lark thông qua 3 cách đơn giản:
Sử dụng mẫu có sẵn: Thư viện của Lark cung cấp hơn 100 mẫu phê duyệt đa dạng, phù hợp với hơn 10 tình huống phổ biến như quản lý chấm công, tài chính hay nhân sự. Chỉ cần tìm kiếm theo danh mục hoặc nhập từ khóa, bạn sẽ nhanh chóng tìm được mẫu phù hợp.
Tùy chỉnh theo nhu cầu riêng: Thiết kế mẫu phê duyệt hoàn toàn theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, giúp đảm bảo quy trình phê duyệt tối ưu và phù hợp nhất.
Tích hợp mẫu từ bên thứ ba: Kết nối các mẫu phê duyệt bên ngoài với Lark, giúp xử lý quy trình tập trung mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng hay di chuyển dữ liệu.
Sau khi tạo, quản trị viên có thể thêm các mẫu phê duyệt quan trọng trực tiếp vào Workplace, giúp nhân viên nhanh chóng thực hiện khi cần thiết. Bạn cũng có thể:
Quy định đối tượng sử dụng mẫu: cá nhân hoặc phòng ban cụ thể nào đó.
Thêm các trường thông tin như tải tệp, hình ảnh, nhập số liệu, đơn vị tiền tệ, hoặc chọn ngày tháng.
Tạo câu trả lời ngắn gọn, nhiều dòng hay một tuỳ chọn một hoặc nhiều.
Tích hợp URL từ các hệ thống khác thông qua webhook để tăng khả năng liên kết và đồng bộ.
Tùy chỉnh quy trình phê duyệt
Các quy trình phê duyệt có thể được áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau.
Ví dụ: Bạn có thể tạo quy tắc "Nếu nhân viên xin nghỉ phép dưới 2 ngày, chỉ cần phê duyệt của quản lý trực tiếp. Nhưng nếu xin nghỉ phép từ 2 ngày trở lên, yêu cầu phải có sự đồng ý của cả quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự."
Có 3 bước quan trọng mà người dùng cần lưu ý trong xây dựng quy trình phê duyệt:
Submit node: Xác định quyền truy cập mẫu phê duyệt, có thể là cá nhân, phòng ban hoặc nhóm chat cụ thể.
Approval node: Cấu hình quyền phê duyệt tại bước này với 5 lựa chọn phân quyền khác nhau:
Người tạo luồng và form có thể chỉ định quyền ngay trong form.
Nhân viên làm đơn yêu cầu có thể chỉ định người phê duyệt.
Phòng ban có thể chỉ định quyền phê duyệt.
Nhóm chat có thể chỉ định quyền phê duyệt.
Phân quyền theo vai trò trong tổ chức.
Tại các bước phê duyệt, người tạo luồng có thể cài đặt việc ẩn/hiện thông tin tùy theo từng bước xử lý, đồng thời cho phép người phê duyệt xem hoặc chỉnh sửa các trường dữ liệu khi cần.
Handler node: Tại bước này, người dùng có thể tiếp nhận và xử lý thông tin mà không có quyền chấp nhận hay từ chối yêu cầu. Đặc biệt, ở mỗi bước, bạn cũng có thể yêu cầu quay lại bước trước nếu phát hiện sai sót trong quy trình.
Với Lark Approval, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình phê duyệt, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc và tính chuyên nghiệp trong tổ chức.
Lark Approval còn tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái Lark, như Lark Messenger, cho phép nhân viên kết nối, phối hợp và xử lý phê duyệt một cách liền mạch trên mọi thiết bị, từ di động, máy tính đến các thiết bị khác.
Ngoài ra, với sự tích hợp từ Lark Approval vào Lark Base, dữ liệu phê duyệt được tự động đồng bộ hóa, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.
Về Candylio
Bạn cảm thấy hệ thống quản lý công việc hiện đang quá rời rạc, không tập trung? Candylio sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Với vai trò là đối tác giải pháp Vàng của Lark, Candylio tự hào mang đến những giải pháp tối ưu all-in-one, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia của Candylio!
Tham khảo tại Lark
Kommentare