Lark Base là gì?
Lark Base là một nền tảng quản lý dữ liệu đa năng với một bộ công cụ phong phú giúp người dùng trình bày, trực quan hóa và tổ chức dữ liệu của họ theo nhiều cách khác nhau mà không dùng đến code. Nó tập hợp tất cả các bên liên quan, dữ liệu và tài nguyên có liên quan vào một nền tảng thống nhất, cho phép các nhóm thuộc mọi quy mô lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và đáp ứng mục tiêu của họ, bất kể chúng là gì. Bài viết này sẽ giới thiệu một số tính năng chính của Base và cách nó có thể giúp bạn chuyển đổi quy trình làm việc của mình.
Giao diện của Base
Nhìn chung Base khá giống với Excel hoặc Google Sheet, nhưng Base mạnh mẽ hơn vì nó có tính tự động hóa cao cũng như là phân quyền nâng cao chi tiết đến từng ô. Hãy xem cách Base hoạt động thông minh như thế nào:
Ghi chú:
Tables (Bảng): Tất cả dữ liệu được tổ chức thành các bảng, với mỗi bảng bao gồm một topic, theme và domain.
Views (Chế độ xem): Dữ liệu trong một bảng có thể được trực quan hóa theo nhiều cách khác nhau, để hiển thị tổng quan hoặc đi sâu vào một khía cạnh cụ thể.
Field (Trường dữ liệu): Trường là các cột trong bảng, nắm bắt chi tiết của một hồ sơ và xác định loại dữ liệu có thể được thêm vào.
Record (Dòng): Mỗi hàng là một record, đó là các mục cá nhân mà bạn muốn theo dõi.
Nhìn chung Base khá giống với Excel hoặc Google Sheet, nhưng Base mạnh mẽ hơn vì nó có tính tự động hóa cao cũng như phân quyền nâng cao chi tiết đến từng ô. Hãy để Candylio hướng dẫn cho bạn cách để xây dựng cơ sở dữ liệu của riêng mình mà không cần đến code.
Các bước để xây dựng một Base
Bước 1: Tạo một Base mới với 2 cách
Cách 1: Truy cập Lark Docs, chọn New -> Base.
Cách 2: Truy cập Base từ trang chủ, nhấn New Base.
Đặc biệt, từ phiên bản Pro trở lên, Lark cung cấp các template sẵn trong Docs, Sheets, Base, Slide,... được thiết kế tối ưu cho từng nhu cầu của các phòng ban.
Bước 2: Thêm và chỉnh sửa field (trường)
Sau khi tạo mới một Base bạn sẽ có giao diện với 5 fields mặc định. Mỗi field được thiết lập sẵn một loại dữ liệu cụ thể. Ví dụ:
Field Person cho phép bạn gắn thẻ đồng nghiệp trong nhóm.
Field Date cho phép nhập các mốc thời gian.
Để thay đổi loại field, bạn chỉ cần nhấp đúp vào tiêu đề field đó và chọn loại phù hợp.
Dưới đây là một số field trong Base mà bạn cần biết:
Bước 3: Nhập dữ liệu vào các record
Sau khi đã cấu hình các field, bạn đã sẵn sàng để nhập dữ liệu vào các record.
Ví dụ: Nếu bạn đang sử dụng Base này để theo dõi dự án, bạn có thể thêm các thông tin chi tiết như cột mốc dự án, người phụ trách, mục tiêu, trạng thái, và tiến độ. Mỗi record sẽ đại diện cho một cột mốc dự án, và bạn sẽ nhập chi tiết vào các field tương ứng, giống như ví dụ dưới đây.
Bước 4: Thêm các view (chế độ xem) khác
Bạn có thể tạo nhiều chế độ xem khác nhau cho một bảng (table), nhằm hiển thị dữ liệu từ các góc nhìn riêng biệt. Điều này giúp bạn phân tích chi tiết, xem tổng quan hoặc làm nổi bật các yếu tố trực quan hoá.
Để thêm nhiều view khác, nhấn (+) ở phần trên cùng của Base và chọn loại chế độ xem phù hợp.
Mỗi loại view sẽ đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ, hãy thử thêm chế độ Kanban, nơi các nhiệm vụ được nhóm theo trạng thái trong từng cột. Nếu cần xem toàn bộ tiến trình dự án, bạn có thể sử dụng chế độ Gantt. Ngoài ra, còn nhiều chế độ khác, tất cả đều dựa trên dữ liệu bạn đã nhập trong chế độ dạng lưới (Grid).
Bước 5: Lọc, nhóm và sắp xếp dữ liệu
Trong mỗi view, bạn có thể tổ chức dữ liệu theo nhu cầu cụ thể. Nhấn vào Filter và thiết lập các điều kiện để chỉ hiển thị dữ liệu đáp ứng những điều kiện đó. Tương tự, sử dụng Sort để sắp xếp lại thứ tự dữ liệu hoặc chọn Group để phân loại dữ liệu theo thuộc tính hoặc đặc điểm chung.
Bước 6: Tạo dashboard
Một cách khác để giúp các Leader trực quan hóa dữ liệu là sử dụng dashboard, nơi các record trong bảng sẽ được chuyển thành biểu đồ và đồ thị. Nhấn vào Dashboard ở góc dưới bên trái của Base để tạo một Dashboard mới, ngoài ra bạn có thể thêm các module khác như: table, form, workflow,... để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng của tổ chức.
Nhấn Add Block để tạo ra nhiều biểu đồ hay các view khác nhau.
Bước 7: Chia sẻ với nhóm của bạn
Click vào biểu tượng Share ở đầu Base, nhập tên các thành viên trong nhóm, và chọn quyền truy cập phù hợp. Bạn có thể cấp quyền quản lý, chỉnh sửa, hoặc chỉ xem Base tùy thuộc vào vai trò và mức độ truy cập mà họ cần.
Bước 8: Cấu hình quyền nâng cao
Với các Base phức tạp yêu cầu mức độ bảo mật dữ liệu cao hơn, ba tùy chọn quyền cơ bản có thể chưa đủ. Advanced Permissions giúp bạn cấp quyền chi tiết cho từng thành viên.
Ví dụ, nhân viên kinh doanh chỉ có thể xem dữ liệu liên quan đến khách hàng của mình, trong khi quản lý có thể truy cập toàn bộ dữ liệu để theo dõi tiến độ.
Để kích hoạt, nhấn vào biểu tượng Advanced Permissions ở đầu Base, bật tính năng này và chọn Add Role. Sau đó, chỉ định quyền cho vai trò đó và thêm thành viên tương ứng.
Bước 9: Tự động hóa quy trình làm việc
Với Base, bạn không cần xử lý mọi tác vụ thủ công. Chỉ cần thiết lập tự động hóa một lần, Base sẽ lo các công việc lặp lại thay bạn.
Nhấn vào biểu tượng Automation trên cùng của Base, chọn Add automation để thiết lập điều kiện kích hoạt và hành động tương ứng. Các tác vụ có thể tự động hóa rất đa dạng, từ gửi thông báo vào thời gian đã định đến tạo một nhiệm vụ khi có record mới.
Bạn còn có thể cấu hình Base để đáp ứng các nhu cầu quy trình thích hợp, hãy liên hệ Candylio để được hỗ trợ thêm.
Về Candylio
Bạn cảm thấy hệ thống quản lý công việc hiện đang quá rời rạc, không tập trung? Candylio sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Với vai trò là đối tác giải pháp Vàng của Lark, Candylio tự hào mang đến những giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia của Candylio!
Nguồn: Lark
Комментарии