Trước tiên hãy tìm hiểu Jira Automation Rule là gì?
Jira Automation Rule (Quy tắc tự động hóa Jira) là một tính năng mạnh mẽ trong Jira Service Management cho phép tự động hóa loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại bằng cách cho phép nhóm của bạn tự động hóa các quy trình và quy trình công việc của họ. Với trình tạo quy tắc đơn giản của chúng tôi, bạn có thể định cấu hình các quy tắc tự động hóa mạnh mẽ để xử lý ngay cả những tình huống phức tạp nhất.
Candylio sẽ cung cấp cho bạn một vài Automation Rules của Jira hữu ích cho tổ chức của bạn mà những rules mẫu sẵn chưa hỗ trợ.
1. Auto-close old support issue (Tự động đóng các yêu cầu hỗ trợ cũ):
Tính năng Auto-close old support issue có vai trò tự động đóng các yêu cầu hỗ trợ đã không còn hoạt động hoặc không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định.
Phù hợp với:
Bộ phận hỗ trợ khách hàng (Customer Support)
Bộ phận bán hàng (Sales)
Bộ phận IT (IT Department)
2. Scheduled rule to find ‘stale’ issues (Tự động gửi email follow-up)
Tính năng Scheduled rule to find ‘stale’ issues có vai trò tự động gửi email cho khách hàng để hỏi thêm thông tin từ các yêu cầu hỗ trợ đã không còn hoạt động hoặc không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định.
Phù hợp với:
Team quản lý dự án (Project management team)
Team lập trình phần mềm (Developer team)
Team hỗ trợ khách hàng (Customer Service team)
Nhóm hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support team)
Nhóm vận hành IT (IT Operations team)
Ban điều hành và quản lý cấp cao (Executives and Senior Management)
Nhóm QA và kiểm thử (Quality Assurance and Testing Teams)
3. Link related support issues (Liên kết các yêu cầu hỗ trợ có liên quan với nhau)
Tính năng Link related support issues cho phép bạn link các yêu cầu hỗ trợ cùng một khách hàng lại với nhau, nhằm hiểu rõ vấn đề của khách hàng hơn, hiểu được cách suy nghĩ của họ.
Phù hợp với:
Nhóm hỗ trợ (Support team)
Nhóm phát triển (Develop team)Quản lý dự án (Project Managers)
Nhân viên (Staff)
4. Close duplicate issues (Đóng những issues bị trùng lặp)
Tính năng Close duplicate issues là một tính năng nhằm để agent xác định được có nhiều ticket được tạo ra bị trùng lặp, agent sẽ chọn 1 ticket để giải quyết sau đó các ticket trùng lặp còn lại sẽ được link tới ticket mà được chọn để giải quyết. Sau khi giải quyết xong, các ticket được link (loại link là duplicated by) tới sẽ tự động đóng.
Ví dụ trên, ticket AUT-8 và AUT-4 trùng lặp, ta chọn giải quyết ticket AUT-4 và close AUT-8, đứng từ ticket AUT-8 link tới ticket AUT-4 với linked issue là duplicates. Khi đó chỉ cần tập trung giải quyết AUT-4, còn AUT-8 sẽ tự động close. AUT kiểm tra người dùng tự động (Automated User Testing).
Phù hợp với:
Technical Support và IT Support Teams
Software Development Department
Project Management
Customer Care team
Project Administration team
Consulting and Services team
5. Notify for high-priority issues
Tính năng Notify for high-priority issues cho phép bạn thiết lập quy tắc tự động để gửi thông báo qua email hoặc Slack cho những người sẽ liên quan khi có vấn đề mới được tạo với mức độ ưu tiên cao. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Phù hợp với:
Đội Ngũ Hỗ Trợ Kỹ Thuật và IT Support
Developers
Project Management
Customer Service team và Customer Management team
Operation team và Infrastructure Management team
Information Security team
Marketing và Advertising team
Finance và Strategic Management team
6. Add sub-tasks on issue creation
Tính năng Add sub-tasks on issues creation cho phép bạn tự động tạo các nhiệm vụ phụ liên quan đến một vấn đề mới được tạo. Điều này có thể hữu ích để chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, đồng thời gán các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm phù hợp.
Phù hợp với:
HR hay Developers
Project Managers
Scrum Teams
Customer Service Teams
Marketing Campaign Teams
Content Creation Teams
Operations Teams
Production Teams
Design Teams
7. Auto-assign high-priority issues
Tính năng Auto-assign high-priority issues là một công cụ khi một issue chưa được ai giải quyết và được chuyển sang trạng thái In Progress thì nó sẽ kiểm tra mức độ ưu tiên cao hay thấp, nếu độ ưu tiên cao (Highest) thì sẽ tự động assign ticket.
Phù hợp với:
Software Development team
IT support team
PM team (Nhóm quản lý dự án)
Team vận hành kinh doanh
Marketing và Sales team
Theo Candylio team.
Comments