📍Bài viết này Candylio sẽ giải thích những điều cơ bản đối với các Admin có thể sử dụng tính năng Attendance (Chấm công) để quản lý ca làm việc, kiểm soát việc check in/check out,... của các thành viên trong tổ chức. |
Lark Attendance là một tính năng có thể tùy chỉnh cho phép các admin quản lý chấm công, ca làm việc của thành viên, ghi nhận việc check in/check out, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu nghỉ phép hoặc tăng ca, và xem các báo cáo.
Các kiểu quản trị viên trong Lark Attendance
Trong Lark Attendance, có 4 hình thức admin:
Hình thức | Mô tả | Phạm vi quyền hạn |
Quản trị viên chính | Được thiết lập trong bảng điều khiển quản trị Lark Admin | Có tất cả quyền quản lý chấm công. Phạm vi quản lý bao gồm toàn bộ tổ chức. |
Quản trị viên ứng dụng | Được thiết lập trong bảng điều khiển quản trị Lark Admin | Có tất cả quyền quản lý chấm công. Phạm vi quản lý có thể giới hạn theo nhu cầu. |
Quản trị viên nghỉ phép | Được thiết lập trong bảng điều khiển quản trị Attendance Admin | Có các quyền quản lý được chỉ định, ví dụ như nhóm chấm công cụ thể hoặc chỉ quản lý làm thêm giờ. Phạm vi quản lý có thể giới hạn theo nhu cầu. |
Người phụ trách | Được thiết lập trong bảng điều khiển quản trị Attendance Admin | Có quyền quản lý cụ thể với một nhóm chấm công nhất định. |
Truy cập bảng điều khiển Attendance Admin
Bạn có thể mở bảng điều khiển Attendance Admin bằng hai cách sau:
Cách 1: Vào Lark Admin Console > Workplace > App Management. Tại đây, tìm và truy cập ứng dụng Attendance, sau đó nhấp để vào App Admin Console.
Cách 2: Sử dụng ứng dụng trên máy tính, tìm Attendance trong mục Workplace hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm.
Sau khi vào bảng điều khiển Attendance Admin, bạn sẽ thấy giao diện sau (lưu ý: các tùy chọn hiển thị sẽ phụ thuộc vào quyền của bạn):
Attendance Settings: Tạo và quản lý các nhóm chấm công, thiết lập ca làm việc, phương thức chấm công và các quy tắc khác.
Attendance Reports: Xem và xuất dữ liệu chấm công của các thành viên, quản lý báo cáo chấm công.
Leave Management: Tạo và quản lý các loại nghỉ phép, xem và xuất số dư nghỉ phép của thành viên.
Overtime Management: Tạo và quản lý các quy tắc làm thêm giờ, xem và xuất dữ liệu làm thêm giờ của thành viên.
Administrator: Xem và quản lý danh sách quản trị viên chấm công, cấu hình các mô-đun của ứng dụng.
5 bước để thành thạo tính năng Attendance
Tạo nhóm chấm công
Để quản lý giờ làm việc của thành viên, bạn cần tạo các nhóm chấm công và thêm thành viên vào nhóm. Những nhóm này sẽ áp dụng các ca làm việc và quy tắc khác nhau cho từng thành viên.
Vào Attendance Settings > Group Settings, nhấp Add Attendance Group để tạo nhóm mới.
Bạn cũng có thể nhấp vào Details để chỉnh sửa nhóm hiện có (nếu có).
Quá trình tạo hoặc chỉnh sửa nhóm chấm công gồm 4 bước:
Thông tin cơ bản: Đặt tên nhóm, chọn người phụ trách, thêm thành viên và các thông tin khác.
Ca làm việc: Chọn một trong ba loại ca làm việc:
Loại ca làm việc | Mô tả | Phạm vi áp dụng |
Ca cố định | Thành viên bắt đầu và kết thúc ca làm việc vào một thời gian cố định mỗi ngày. | Thích hợp cho các công việc trong cơ quan, sản xuất hoặc tài chính. |
Ca theo lịch | Thành viên làm việc theo lịch trình cụ thể mỗi ngày. | Thích hợp cho nhà máy, nhà hàng hoặc cửa hàng. |
Ca tự do | Không quy định thời gian làm việc cụ thể. Thời gian làm việc được tính dựa trên giờ vào và ra. | Thích hợp cho nhân viên làm việc linh hoạt. |
Phương thức chấm công: Lark cung cấp hai phương thức chấm công:
Phương thức | Mô tả | Phạm vi áp dụng |
GPS Clock In | Thành viên chỉ được chấm công tại địa điểm được chỉ định dựa trên vị trí địa lý. | Admin có thể thiết lập nhiều vị trí và phạm vi giờ in/out |
Wi-Fi Clock In | Thành viên chỉ được chấm công khi kết nối Wi-Fi được chỉ định. | Admin có thể thiếp lập nhiều kết nối Wi-Fi |
Cài đặt Attendance: Bạn cũng có thể cài đặt các quy tắc tùy chọn như yêu cầu chụp ảnh khi chấm công, cho phép chấm công ngoài địa điểm, hoặc bật tính năng chấm công trên máy tính.
Tạo và quản lý nghỉ phép
Vào Leave Management > Leave Type, bạn có thể chỉnh sửa loại nghỉ phép hiện có hoặc nhấp New leave type để tạo loại nghỉ phép mới.
Quá trình tạo hoặc chỉnh sửa quy tắc nghỉ phép gồm 3 bước:
Thông tin cơ bản: Đặt tên loại nghỉ phép, phạm vi áp dụng, số ngày tối thiểu, đơn vị tính và giới hạn số ngày nghỉ (nếu có).
Quy tắc tích lũy: Đặt số ngày nghỉ tối đa, thời gian reset quota, và các quy tắc khác.
Quy tắc nghỉ phép: Quy định thời gian nghỉ tối đa, người có quyền đăng ký nghỉ, và yêu cầu tài liệu hỗ trợ (nếu cần).
Thiết lập quy tắc làm thêm giờ
Vào Overtime Management > Overtime Rules, nhấp Add overtime rule để thêm quy tắc mới hoặc Edit để chỉnh sửa quy tắc hiện có, bao gồm một trong ba mẫu sau đây:
Mẫu 1: Thành viên phải gửi đơn xin làm thêm giờ, và thời gian làm thêm sẽ được tính dựa trên đơn xin.
Mẫu 2: Thành viên phải gửi đơn xin làm thêm giờ, và thời gian làm thêm sẽ được tính dựa trên giờ vào/ra của họ.
Mẫu 3: Thành viên không cần gửi đơn xin làm thêm giờ, và thời gian làm thêm sẽ được tính dựa trên giờ vào/ra của họ.
Các bước thiết lập quy tắc làm thêm giờ:
Thông tin cơ bản: Đặt tên quy tắc, phạm vi áp dụng và người quản lý.
Quy tắc làm thêm giờ: Quy định cách tính giờ làm thêm, loại bồi thường và các quy tắc khác.
Cài đặt bổ sung: Thiết lập thời hạn gửi yêu cầu làm thêm và các quy tắc tích lũy giờ làm thêm.
Xem và xuất dữ liệu
Ứng dụng Attendance sẽ tự động ghi nhận dữ liệu của các thành viên.
Thống kê chấm công: Trong trang Attendance Reports của Attendance Admin Console, bạn có thể xem và xuất dữ liệu chấm công của các thành viên, chỉnh sửa thủ công các bản ghi, tùy chỉnh báo cáo tự động được tạo và nhiều hơn thế.
Số dư ngày nghỉ: Trên trang Leave Balance, bạn có thể xem, xuất và chỉnh sửa số dư ngày nghỉ của các thành viên.
Bản ghi làm thêm giờ: Trên trang Overtime records, bạn có thể xem và xuất dữ liệu làm thêm giờ của các thành viên.
Nếu bạn muốn cấu hình xuất thống kê chấm công tự động và tính tiền lương tự động dựa trên cơ sở chấm công của từng tháng, vui lòng liên hệ Candylio để được hỗ trợ nâng cao.
Về Candylio
Bạn cảm thấy hệ thống quản lý công việc hiện đang quá rời rạc, không tập trung? Candylio sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Với vai trò là đối tác giải pháp Vàng của Lark, Candylio tự hào mang đến những giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên gia của Candylio!
Nguồn: Lark
Comments