Tổng quát

Kärcher là nhà cung cấp dẫn đầu trên thế giới về công nghệ làm sạch. Kärcher tạo ra sự khác biệt với phần còn lại thông qua hiệu suất, sự đổi mới và chất lượng hàng đầu. Tập đoàn Alfred Kärcher GmbH & Co. KG có hơn 13.000 người tại 70 quốc gia tại hơn 120 công ty. Họ có hơn 50.000 văn phòng dịch vụ trên toàn thế giới để cung cấp một mức hỗ trợ phù hợp.

Khách hàng:
Kärcher
Ngành:
Manufacturers of cleaning equipment.
Product:
 Jira Service Desk

Thử thách

Trụ sở Kärcher đặt tại Winnenden, Đức với rất nhiều tòa nhà, do đó các nhân viên và các bộ phận liên tục di chuyển ra vào khỏi các tòa nhà. Một cơ sở dữ liệu duy nhất, luôn được cập nhật, tính bảo mật cao và có thể truy cập là cần thiết trong trụ sở Kärcher.

Quá trình để được cấp quyền truy cập vào các tòa nhà khác nhau là quá lâu và không hiệu quả. Nhân viên cần điền vào một biểu mẫu bằng giấy và gửi biểu mẫu đến văn phòng tương ứng. Sau đó, văn phòng sẽ nhận được sự chấp thuận từ người quản lý của nhân viên và kế đó là sự chấp thuận từ người quản lý tòa nhà mà nhân viên muốn truy cập vào. Điều này gây ra việc một mảnh giấy di chuyển khắp các toàn nhà trong trụ sở Kärcher, nó di chuyển đến hai, và đôi khi là ba địa điểm khác nhau trước khi hoàn tất quá trình phê duyệt cuối cùng.

Giải pháp

Đội ngũ chuyên gia tư vấn của Candylio đã làm việc với các bên liên quan chính để hiểu quy trình phê duyệt ủy quyền và các yêu cầu mới. Giải pháp mà Candylio đề xuất bao gồm Jira Service Desk, Insight by Riada và nFeed của Valiantys. Jira Service Desk và các ứng dụng này cho phép nhóm Candylio hợp nhất và tối ưu hóa quy trình ủy quyền truy cập tòa nhà trong trụ sở Kärcher.

Cốt lõi của giải pháp là Jira Service Desk. Nhân viên cần truy cập vào các tòa nhà khác nhau giờ đây có thể điền vào biểu mẫu trong cổng thông tin của service desk, chỉ với một cú nhấp. Sản phẩm Insight by Riada được sử dụng cho nhiều mục đích. Đầu tiên là cơ sở dữ liệu cho các tòa nhà trong trụ sở Kärcher. Mỗi tòa nhà, tầng và các phòng ban biến thành các tài sản. Những tài sản này đều có liên quan theo những cách tương tự. Một số tòa nhà chỉ có một phòng ban, trong khi các tòa nhà khác có nhiều phòng ban trên cùng một tầng. Nơi thứ hai chính là cổng thông tin trên service desk. Nhân viên khi điền vào biểu mẫu điện tử để xin quyền truy cập, sẽ có một trường (field) chọn tòa nhà mà họ cần xin phép (dữ liệu field sẽ được lấy từ cơ sở dữ liệu trong Insight). Dựa trên thông tin tòa nhà mà họ nhập, các lựa chọn cho các tầng và phòng ban tương ứng với toà nhà được chọn sẽ xuất hiện. Danh sách tầng/phòng ban hoàn toàn phụ thuộc vào lựa chọn tòa nhà.

Công cụ tiếp theo giúp dự án hoạt động hiệu quả là nFeed. Kärcher muốn thông tin nhân viên được điền tự động vì vậy Candylio đã cấu hình nFeed để truy cập Kärcher Active Directory. Bây giờ, tùy thuộc vào người dùng yêu cầu quyền truy cập vào tòa nhà nào, công cụ sẽ tự động kéo xuống dữ liệu người dùng, chẳng hạn như mã số nhân viên, người quản lý trực tiếp, số điện thoại và địa chỉ email vào ticket một cách nhanh chóng.

Lợi ích

With the newly implemented workflow, database, and service desk, Kärcher is saving time, paper, and effort in their building access approval process. They save time with the workflow functions which automatically assign the approval depending on the user requesting access and the department they want to access.  Kärcher saves paper by removing all manual building access request processes done on paper. Now, they no longer need to store files in a physical folder as it’s all kept on Jira Service Desk, where they can easily run reports and conduct analysis. Lastly, having one place to manage all the buildings, floors, and departments greatly reduced Kärcher’s efforts. They also need to send less messages, make less phone calls, and reply to less emails since all notifications are streamlined through Jira Service Desk. Employee information is automatically updated on the ticket which reduces the effort from the employee who needs access. All employees need to do now is choose their building and department then wait for approval!